Nyckeltal, eller Key Performance Indicators (KPI), är en avgörande del av ett företags framgång. De fungerar som en kompass för att säkerställa att organisationen är på rätt väg mot sina strategiska mål. Men att sätta rätt KPI kan vara en utmaning – de måste vara relevanta, mätbara och framför allt driva rätt beteenden. I den här guiden går vi igenom hur du kan sätta optimala KPI som verkligen gör skillnad.
- Utgå från dina övergripande mål
Innan du börjar sätta KPI måste du vara helt klar över vad ditt företag vill uppnå. Dina KPI
ska direkt kopplas till företagets strategiska mål. Om ni till exempel har som mål att öka intäkterna med 20 % på ett år, behöver du KPI som fokuserar på de aktiviteter som driver intäkterna – som försäljning, marknadsföring och kundlojalitet.
Fråga dig själv:
- Vad är vårt långsiktiga mål?
- Hur kan vi mäta framstegen mot det målet?
Exempel: Om målet är att öka kundnöjdheten kan en relevant KPI vara Net Promoter Score (NPS), som mäter hur benägna kunder är att rekommendera ditt företag till andra.
- Sätt SMARTa KPI
När du sätter KPI använd SMART-ramverket:
- Specifikt: KPI ska vara tydlig och specifik.
- Mätbart: Du måste kunna mäta framstegen mot KPI
- Accepterat: Alla inblandade måste vara överens om att KPI är viktig och relevant.
- Realistiskt: KPI ska vara uppnåbar med de resurser och den tid du har tillgänglig.
- Tidsbestämt: Det ska finnas en tydlig tidsram för att uppnå KPI
Exempel: I stället för att säga ”öka försäljningen”, kan en SMART-KPI vara: ”Öka försäljningen med 15 % inom de kommande sex månaderna genom att fokusera på våra topp 3 produkter”.
- Fokusera på ledande och eftersläpande KPI
Det finns två typer av KPI:er: ledande och eftersläpande. Ledande KPI
är framåtblickande och indikerar vad som kan komma att hända, medan eftersläpande KPI mäter resultat efter att en händelse har inträffat.
- Ledande KPI: Dessa hjälper dig att förutse framtida prestationer. Till exempel kan antalet inkommande leads vara en ledande indikator på framtida försäljning.
- Släpande KPI: Dessa mäter slutresultatet, som faktiskt uppnådda intäkter eller kundnöjdhet efter ett projekt.
En optimal uppsättning KPI bör inkludera både ledande och släpande mått. På så sätt kan du få en bättre förståelse för både vad som pågår i realtid och hur dessa aktiviteter påverkar slutresultatet.
- Se till att KPI är actionabla
KPI är meningslösa om de inte leder till handling. Varje KPI bör vara kopplad till ett specifikt mål och direkt påverkbar av de som mäts. Om ditt team inte kan påverka en KPI, kommer de inte heller att känna sig engagerade i att förbättra den. Säkerställ att dina KPI är relevanta och att teamet har verktygen och resurserna för att nå målen.
Fråga dig själv:
- Kan vi påverka dessa KPI genom våra dagliga aktiviteter?
- Vad behöver teamet för att kunna förbättra dessa nyckeltal?
- Begränsa antalet KPI
Det kan vara lockande att mäta allt, men det leder oftast till att fokus går förlorat. För många KPI
gör att medarbetarna inte vet vad som verkligen är viktigt. En tumregel är att ha 3-5 KPI
per team eller funktion. Detta säkerställer att alla är fokuserade på de viktigaste områdena som driver företagets framgång.
- Utvärdera och justera regelbundet
Att sätta KPI är inte en engångsuppgift. Regelbundna utvärderingar och justeringar är nödvändiga för att säkerställa att KPI förblir relevanta och att de verkligen hjälper er att nå målen. Titta på era KPI kvartalsvis eller månadsvis och fråga:
- Är KPI fortfarande relevanta?
- Får vi den information vi behöver?
- Hur har våra prestationer förändrats, och vad säger det om vår strategi?
- Kommunicera tydligt och skapa engagemang
KPI är bara effektiva om de är tydligt kommunicerade och förstådda av hela teamet. Det är viktigt att förklara varför dessa KPI valdes och hur de påverkar företagets mål. Uppmuntra en kultur där alla känner ansvar för resultaten och kan se hur deras insatser bidrar till de övergripande målen.
Sammanfattning: Så sätter du optimala KPI
Att sätta rätt KPI är avgörande för företagets framgång. Genom att koppla KPI
till dina övergripande mål, använda SMART-ramverket, kombinera ledande och eftersläpande mått, och säkerställa att de är actionabla och tydligt kommunicerade, kan du skapa en strategi som driver företaget framåt. Kom också ihåg att regelbundet utvärdera och justera KPI för att hålla dem relevanta och effektiva. Med rätt KPI
kan du och ditt team hålla fokus och nå era strategiska mål snabbare och mer effektivt.
Denna snabbguide ger en praktisk översikt för att hjälpa företag sätta och använda KPI
på bästa sätt, vilket ökar både engagemang och resultat.